Automatinius kelionių lapus naudojančios bendrovės ir įstaigos taupo 15–40% degalų, sumažina automobilio eksploatavimo sąnaudas ir gerokai palengvina apskaitą bei ataskaitų rengimą. Kaip pasiekiami tokie rezultatai, kalbamės su Raimondu Laureliu, UAB „Fleet Complete Lietuva“ pardavimų vadovu.
Kada sukurtas sprendimas „Automatiniai kelionių lapai“, kas juo naudojasi?
Šios programos ištakos siekia dar 2008 m., o, atsižvelgus į augančius rinkos poreikius, dabartinis sprendimo „Automatiniai kelionių lapai“ funkcionalumas, nauji moduliai ir galimybės mūsų programuotojų sukurti 2015 m. Tuo metu įmonėms kilo ypač didelis poreikis popierius keisti į visiškai skaitmenizuotus sprendimus. Bendradarbiaudami su savo klientais, analizuodami jų poreikius ir sukūrėme automatizuotus kelionių lapus. Šiandien popierių į elektroninius kelionių lapus pakeitę jau keli šimtai įvairaus dydžio automobilių parkus valdančių organizacijų: nuo mažų įmonių su keliais automobiliais iki šimtus transporto priemonių eksploatuojančių biudžetinių įstaigų.
Kam ir kaip naudojami automatiniai kelionių lapai, kodėl pastaruoju metu jie ypač populiarėja?
Esminės naudos, kurias gauna įmonė pradėjusi naudoti automatinius kelionių lapus: taupomas laikas ir resursai, sukuriamas degalų sunaudojimo ir automobilių eksploatavimo skaidrumas, o visa tai lemia, kad ir sąnaudos mažinamos, ir racionaliau bei atsakingiau eksploatuojami automobiliai. Dar keli svarbūs aspektai, kuriuos akcentuoja klientai: iki minimumo, kelių minučių per mėnesį, sumažinamas darbuotojų laikas, kurio reikia kelionės lapams formuoti, o apskaitos specialistus jie pasiekia automatiškai ir ypač operatyviai.
Kaip tai vyksta praktiškai? Degalai paprastai sudaro didelę automobilio eksploatavimo išlaidų dalį. Įprasta, kad remiamasi nustatyta degalų sunaudojimo norma, kuri yra ginčytina, nes jai nustatyti naudojamos skirtingos metodikos ir būdai. Dar sudėtingiau būna, kai automobilis naudojamas mieste, užmiestyje ar bekelėje. Be to, net ir mažą autoparką turinčiai įstaigai ar įmonei mėnesio pabaigoje vis tiek reikia žmogiškųjų išteklių kelionės lapui paruošti.
O mūsų siūlomas sprendimas – nurašymas pagal faktą – eliminuoja pritempimą prie normos. Naudojant šią technologiją išvengiama žmogiškų klaidų, tyčinių ar netyčinių duomenų iškraipymų, nesavalaikio duomenų pateikimo. Užuot prašius darbuotojų deklaruoti maršrutus ir kilometrus, pateikti įpiltų degalų kvitus, nurašyti automobilio ridą, sprendimas „Automatiniai kelionių lapai“ visą informaciją pateikia automatiškai.
Vieno mūsų kliento pavyzdys: biudžetinėje organizacijoje treneriai vykdami į sporto renginį tarnybiniu automobilių turėdavo užpildyti paraišką, nufotografuoti odometrą prieš ir po kelionės, forminti komandiruotės dokumentus, pateikti ataskaitas. O ėmus naudoti mūsų sprendimą jiems tereikia programoje pasižymėti, kada ir kokiu tikslu bus naudojamas automobilis, kurį pasiimti galima su autorizuota kortele. Treneriui nereikia rūpintis komandiruotės formalumais, o tik geresniu pasirodymu sporto varžybose.
Ši sistema tinka kiekvienai viešo ir privataus sektoriaus įmonei, siekiančiai aiškių ir skaidrių transporto išlaidų. Jei įstaiga apsisprendusi sąžiningai apskaityti savo tarnybinio transporto naudojimą, mūsų įrankis padės automatiškai surinkti visus duomenis.
Ar klientai pasidalina rezultatais, kuriuos duoda įdiegta sistema?
Iš klientų praktikos žinome apie įvairius rezultatus. Didžiausias mums žinomas pasiekimas – net 40% sumažėjusios degalų sąnaudos. Įdiegtas mūsų sprendimas degalų sąnaudas dažniausiai padeda sumažinti 15–20%.
Tačiau klientai vertina ir daugiau gaunamų naudų. Kadangi su programa stebimi ir kiti automobilio parametrai, pvz., staigus stabdymas ar greitėjimas, greičio viršijimai, apskritai vairavimo stilius, tai pinga automobilio eksploatavimas, nes, pvz., ilgiau tarnauja padangos, stabdžių sistema, kiti agregatai, retesni draudiminiai įvykiai ir dėl to mažėja draudimo kaina.
Kaip pradėti naudotis sprendimu „Automatiniai kelionių lapai“?
Pirmiausia patarčiau pasikonsultuoti su „Fleet Complete Lietuva“ specialistais, kurie atsakytų į rūpimus klausimus ir pasiūlytų jūsų kompanijai geriausiai tinkantį sprendimą. Specialistai, išanalizavę situaciją, patars, kokį kelią pasirinkti. Pavyzdžiui, įmonei gali tekti pakeisti tvarką, kad degalai bus nurašomi ne pagal nustatytą normą, o pagal sunaudojimo faktą. Taip pat pasidalinsime kitų savo klientų praktika, kad rastume kiekvienam racionalų sprendimą.
Norint naudotis sprendimu, automobiliuose turės būti įdiegti prietaisai, kurie automatiškai fiksuoja automobilio parametrus ir juos perduoda apskaitai. Sistema gali būti susieta ir su degalinių tinklais, kad taip pat automatiškai būtų teikiamos ataskaitos apie degalų įpylimą.
Ir paskutinis etapas – kliento darbuotojus apmokome naudotis sprendimu.
Žinotina, kad naudojant sprendimą „Automatiniai kelionių lapai“, kuris veikia naršyklės pagrindu, klientui savo IT sistemose nereikia instaliuoti jokių programų, sprendimas pasiekiamas iš bet kur internetu. Be to, su sprendimu siūlome duomenų apsikeitimo sąsają, kuri leidžia apsikeisti duomenimis su įvairiomis apskaitos ir verslo valdymo sistemomis.
Tačiau jei prireikia specifinių sąsajų, tuomet pasitelkiame „ProServices“ – mūsų specialią profesionalų komandą, galinčią suasmeninti, papildomai suprogramuoti reikalingas funkcijas.
Minėjote, jog sistema nuolat tobulinama, plėtojama, kad kuo geriau atitiktų klientų poreikius ir besikeičiančią verslo aplinką…
Atliepimu į klientų poreikius gali būti vienos prekių pristatymo kompanijos pageidavimas, kad sistema padėtų planuoti vežimus, pvz., krovinius reikia pristatyti tam tikram skaičiui klientų tam tikru laiku. Šiandien kliento pageidavimu sukurta sistema „pataria“, kaip krauti sunkvežimius, kad jie važiuotų optimaliu maršrutu pakeliui lankydami pristatymo vietas, prekes pristatytų suplanuotu laiku, o vairuotojas „tilptų“ į darbo grafiką. Tai padeda ypač racionaliai išnaudoti turimą transportą ir kitus resursus.
Šiuo metu kuriame naują programos sąsajos stilių, kuris klientams leis dar labiau susiasmeninti norimas ataskaitas, jų išvaizdą, struktūrą, rodomus duomenis ir t. t.
Kaip sprendimą „Automatiniai kelionių lapai“ galima pritaikyti esant pandemijai?
Jei įmonė naudoja popierinį kelionės lapą, tai pandemijos metu jo pildymas apsunkintas, daugelis dirba nuotoliniu būdu, nesusitinka, o suskaitmeninimas išsprendžia situaciją.
Taip pat kiti mūsų sprendimai gali padėti nesimatant gyvai su kolegomis nuotoliniu būdu suvaldyti ir sukontroliuoti, kas vyksta su įmonės automobiliais. Daug kas produktus pristato tiesiai į namus, tad kitas mūsų sprendimas leidžia lengviau optimizuoti važiavimus bei juos apskaityti. Vykdantiems suplanuotų pristatymų veiklą, maršrutus galime padėti optimizuoti ir sutaupyti kuro bei laiko.
Dar vienas sprendimas – įmonės tarnybinių automobilių dalijimosi sprendimas su berakčiu automobilių atrakinimu – leidžia be fizinio kontakto rezervuotis įmonės transportą mobiliojoje programėlėje ir jį paimti, atsirakinti bei naudojus grąžinti be fizinio kontakto. Darbuotojams nereikia kontaktuoti su popierinius žurnalus pildančiu ar raktus išduodančiu transporto vadybininku, o ir popierinių dokumentų čia nebereikia.
Taip pat daug klientų naudoja programą, kuri parodo, kur yra, pvz., statybinė įranga ar agregatai, kaip jie naudojami, kur juda, o taip pat padeda surasti, jei būtų pavogti.
Pokalbio pradžioje minėjote, kad Lietuvos bendrovė nuo 2018 m. yra pasaulinė kompanijos „Fleet Complete“ dalis. Ką tai duoda jums ir jūsų klientams?
Kanadoje 2000 m. įkurta kompanija šiandien tenkina daugiau kaip 30.000 įmonių poreikius įvairiose pasaulio šalyse, iš kurių 6.000 – Baltijos šalyse. Todėl mes naudojamės įvairių šalių savo kolegų ir jų klientų sukaupta patirtimi, ja dalinamės su savo klientais.
„Fleet Complete“ nuo pat pradžių specializuojasi teikti IoT (Internet of Things, internetu sąveikaujančių daiktų) paslaugas automobilių parkui, sprendimus logistikos bei kurjerių verslams, turtui bei mobiliajai darbo jėgai valdyti. Mūsų tikslas – mažinti klientų sąnaudas ir didinti pelną.
Straipsnis publikuotas vz.lt, 2020-12-01
